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Modello organizzativo

Ruoli, ritmi di governo, processi e controlli «lean» in una software house con SaaS a elevata regolamentazione. Complementare al codice etico. Non sostituisce statuti, modelli di compliance societari (es. 231) né pareri legali: andate in parallelo con struttura reale e consulenti.

NexStudio opera da Bangkok. I numeri tra parentesi nelle voci sotto sono orientativi (early stage): formalizzate nomine e deleghe e aggiornate a ogni crescita di team.

Documento su ruoli, ritmi di governo e controlli «lean» per la Società, con LexAura (Legal Tech) e MediAura (Health Tech) come linee prodotto. Non sostituisce modelli 231, statuti o pareri legali: allineatelo a entità giuridica, consiglio e consulenti.

Indice

  1. Ruoli e perimetro
  2. Governance essenziale
  3. Principali responsabilità (sintesi)
  4. RACI per processi critici
  5. Flussi decisionali rapidi
  6. Controlli minimi obbligatori (lean)
  7. KPI essenziali
  8. Documentazione minima da mantenere
  9. Primo piano operativo (30 giorni)
  10. Outsourcing consigliato
  11. Note pratiche e raccomandazioni

1. Ruoli e perimetro

Elenco sintetico delle funzioni e delle attese di impegno. Per allineare il dominio prodotto (Legal Tech, Health Tech) a ruoli e consiglieri, fate riferimento anche a codice etico e, per i trattamenti di dati, a privacy policy e DPA.

  • Founder / CEO (1): strategia, approvazione delle policy, contatti con board e investitori, accountability complessiva verso legge e contratti.
  • CTO / Head of Product (1): architettura, roadmap, quality gate di prodotto, responsabilità tecnica end-to-end.
  • Lead Engineer (1–2): sviluppo, code review, CI/CD, qualità del codice in reparto.
  • DevOps / Platform (1, oppure outsourcing): deploy, KMS, backup e disaster recovery, governo ambiente di produzione.
  • Security & Privacy Lead (1, ibrido o contractor): sicurezza operativa, vulnerabilità, allineamento con DPO e rilasci sensibili.
  • DPO / Privacy responsible (frazionale o outsourcing): DPIA, diritti degli interessati, coerenza informativa e register dei trattamenti.
  • Legal & compliance (frazionale o esterno): contratti, NDA, normative di settore pertinenza Legal Tech e Health Tech.
  • Product / domain advisor (part-time o consulente): convalida funzionalità ad impatto su decisioni mediche o legali, avvertenze d’uso.
  • Customer success / support (1): onboarding, richieste, escalation verso tecnica e governance.
  • Operations / HR (1, part-time): onboarding personale, formazione, canali segnalazioni e whistleblowing interno.
  • Finance (1, part-time o outsourcing): contabilità, incassi, policy fornitori.

2. Governance essenziale

  • Weekly tactical: Founder, CTO, Security/privacy, customer success. — priorità, incidenti aperti, rilasci critici.
  • Product sync (bisettimanale): CTO, lead engineer, domain advisor. — backlog, release, checkpoint compliance di prodotto (per linea ove serva).
  • Compliance check (mensile): CEO, legal, DPO, security. — DPIA, vendor ad alto rischio, sintesi incidenti e correzioni.
  • Review trimestrale: board o founders. — strategia, budget, rischi e capacity.

3. Principali responsabilità (sintesi)

  • Codice etico e policy: owner legal & compliance; approvazione CEO.
  • Sicurezza operativa e incident response: owner security lead; esecuzione tecnica CTO.
  • Privacy, trattamenti sensibili, DPIA: owner DPO; supporto legal.
  • Rilasci in produzione: accountable CTO; responsible lead engineer; consulted security, DPO, domain advisor.
  • Fornitori e sub-processori: owner operations e legal; due diligence security e DPO.
  • Richieste interessati (DSR): owner DPO; operatività customer success ove applicabile.
  • Segnalazioni e whistleblowing: owner operations/HR; supporto investigativo legal.

4. RACI sintetico per processi critici

Legenda: R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed.

Rilascio in produzione

Ruolo R A C I
Lead engineer ●
CTO ●
Security lead, DPO, product advisor ●
CEO, customer success ●

Incident response (violazione dei dati o incidente P0)

Ruolo R A C I
Security lead ●
CEO ●
DPO, legal, CTO ●
Clienti interessati, board (se impatto elevato) ●

Onboarding vendor (sub-processore)

Ruolo R A C I
Operations ●
Legal ●
Security lead, DPO ●
CTO, finance ●

DPIA (per perimetro: LexAura, MediAura, piattaforma)

La matrice RACI non sostituisce il criterio legale (chi è titolare, chi responsabile) definito in contratti e in §5.1 del codice etico . Qui: chi coordina l’esercizio interno della valutazione d’impatto.

Ruolo R A C I
DPO ●
Legal ●
Product advisor, CTO, security lead ●
CEO ●

5. Flussi decisionali rapidi

  • Decisione tecnica ordinaria: lead engineer → CTO (ticket con nota se impatta rischi privacy/sicurezza o contrattuali).
  • Rilascio con impatto privacy o sicurezza: via libera di security lead e DPO, target 48 ore lavorative salvo deroga motivata scritta.
  • Incident P0 (es. data breach probabile o confermato): security notifica entro 4h CEO, DPO e legal; board se impatto su clienti, regolatori o classi di dati sensibili elevato.

6. Controlli minimi obbligatori (lean)

  • IAM con MFA per accesso a produzione e a segreti.
  • CI/CD con SAST e scansione dipendenze in pipeline.
  • SBOM per ogni release.
  • TLS in transito; cifratura a riposo per dati sensibili.
  • Backup giornalieri; test DR trimestrale con ripristino documentato.
  • Log e alerting su anomalie (SIEM o servizio gestito).
  • Checklist pre-release security/privacy con traccia d'approvazione.

7. KPI essenziali

  • Security: patch critiche entro SLA; MTTD e MTTR su incidenti.
  • Privacy: tempo risposta DSR; DPIA aperte vs completate per perimetro (Legale, Sanitario, piattaforma).
  • Product: lead time deploy; copertura test sui moduli critici (per linea prodotto).
  • Operations: uptime su SLA; tempo risposta support; segnalazioni chiuse nel periodo.

8. Documentazione minima da mantenere

  • Codice etico, adesioni in registro.
  • Informativa privacy, DPA, condizioni d’uso.
  • DPIA per trattamenti critici (riferire per perimetro, come nel codice etico).
  • Trust/security brief per clienti e audit (1–2 pagine).
  • Playbook incident response (versione eseguibile).
  • SBOM e registro fornitori e sub-processori.
  • Checklist pre-release e log approvazioni.

9. Primo piano operativo (30 giorni)

  1. Giorni 0–3: nomine scritte su security, DPO e legal frazionali, con deleghe.
  2. Giorni 4–10: checklist pre-release in pipeline; MFA e policy IAM al minimo sopra.
  3. Giorni 11–17: avviare o aggiornare una DPIA sul trattamento più critico (es. perimetro MediAura o LexAura); due diligence fornitori ad alto rischio.
  4. Giorni 18–24: Trust center di base: link a codice etico, canali DPO/security, materiali privacy/DPA se disponibili.
  5. Giorni 25–30: esercitazione su incident; test rollback e backup; formazione security/privacy obbligatoria iniziale.

10. Outsourcing consigliato (per restare snelli)

  • Security ops / SOC: log, alerting, penetration test periodici.
  • DPO e legal: consulenti con PDPA, GDPR e contesto medico-legale dei mercati in cui servite i clienti.
  • DevOps / platform: servizi cloud gestiti (KMS, database gestiti) per ridurre toil interno.

11. Note pratiche e raccomandazioni

  • Separazione dei compiti: chi approva in produzione non è l’unico a concedere accessi amministrativi.
  • Automatizzare controlli ripetitivi (SAST, SBOM, scan dipendenze).
  • Documentare su ticketing accettazione rischio e decisioni per audit e post-mortem.
  • Per LexAura e MediAura: convalida esterna su funzionalità ad alto rischio di dominio.
  • Revisione trimestrale del modello; aggiornare le voci in questo documento e le deleghe scritte.